Если вы когда-нибудь видели, как Стив Джобс подает свой доклад, то с уверенностью можете сказать что видели мастера презентаций в действии. Тем не менее, даже блестящий доклад не спасет вашу презентацию, если аудитория не сможет читать слайды и расшифровывать ваши диаграммы. Прочитайте и узнаете, как избежать общих ошибок, с помощью Keynote 3 от Apple и Microsoft’s PowerPoint 2004.
Если вы когда-нибудь видели, как Стив Джобс подает свой доклад, то с уверенностью можете сказать что видели мастера презентаций в действии. Тем не менее, даже блестящий доклад не спасет вашу презентацию, если аудитория не сможет читать слайды и расшифровывать ваши диаграммы. Прочитайте и узнаете, как избежать общих ошибок, с помощью Keynote 3 от Apple и Microsoft’s PowerPoint 2004.
Шаг 1: сокращайте текст
У вашей аудитории всего несколько секунд на чтение каждого слайда, поэтому оставьте многословные детали для доклада. Один из способов сократить количество текста – использовать короткие тезисы, вместо длинных предложений. Нет жесткой границы, сколько таких тезисов использовать, я ограничиваю себя до пяти на слайд.
Для создания тезисов в Keynote, выберите текст, который нужно преобразовать, выберите Text Inspector: Bullets, потом нажмите на Text Bullets из всплывающего меню Bullets & Numbering.
В PowerPoint выберите текст, который нужно преобразовать, выберите Format: Bullets And Numbering, и выберите тезисы, которые хотите использовать. (Кстати, Клиф Аткинсон в книге Beyond Bullet Points не рекомендует злоупотреблять тезисами. См. например статью «Гейтс, Джобс и Дзен эстетика»)
Еще лучше будет использовать одно выражение, которое обратит на себя внимание, или бросающуюся в глаза картинку или комбинацию выражения и картинки, о которых вы можете рассказывать по ходу презентации (см. «Проверьте себя»).
Проверьте себя. Вместо того, чтоб загружать сайд сухим текстом (сверху), покажите картинку (снизу) и расскажите о ней.
Таким образом, аудитория будет меньше читать и больше слушать вас.
Шаг 2: улучшайте видимость
Обычно докладчики выбирают для своих презентаций причудливые шрифты и яркий фон. Но это делает слайды менее читабельными.
Поэтому забудьте о необычных шрифтах. Ваши слайды должны быть понятны и для последних и для первых рядов аудитории. Используйте шрифты без засечек, такие как Helvetica, Arial, или Gill Sans, поскольку они лучше читаются, и убедитесь, что размер вашего шрифта не меньше 24 пикселей. Keynote разделяет функции форматирования текста: шрифт и размер выбираются в окне Font (Format: Font: Show Fonts, или нажмите Command-T), а цвет шрифта выбирается с помощью Text Inspector, под кнопкой Text. В PowerPoint жмите Command-T для выбора размера, цвета и других атрибутов текста.
Текст должен выделяться на фоне заднего плана. Яркий фон в темных лекционных залах может бить по глазам, поэтому лучше использовать светлый текст на темном фоне (например, желтый на синем). Если есть возможность, я предпочитаю оставлять свет включенным в аудитории, чтоб установить непосредственную связь с аудиторией (и с надеждой не дать людям возможности клевать носом). В светлых аудиториях инвертируйте схему – используйте темный текст на светлом фоне.
Для изменения фона в Keynote, войдите в Slide Inspector palette, кликните на кнопке Appearance и выберите тип фона (цвет, изображение и т.д.) из всплывающего меню Background. В PowerPoint, выберите Format: Slide Background и выберите цвет из всплывающего меню Background Fill.
Шаг 3: упрощайте фон
Используете ли вы встроенные шаблоны Keynote или PowerPoint или начинаете с нуля, избегайте сложных фонов, поскольку они отвлекают внимание аудитории от вашего доклада. Если используете изображение, выбирайте такое, чтоб не подавляло передний план.
Если вы представляете какую-то организацию, вам, возможно, потребуется разместить логотип на каждом слайде. Чтоб он не отвлекал внимание, спрячьте его в нижнем правом углу каждого слайда и сделайте его слегка прозрачным. Сначала перенесите логотип в нужное место. В Keynote выделите логотип и передвиньте ползунок Opacity внизу панели Graphic Inspector влево. В PowerPoint дважды щелкните на логотипе, чтоб открыть диалоговое окно Format Picture; переместите ползунок Transparency под панелью Colors And Lines вправо.
Для заметки
Для быстрого изменения атрибутов, таких как фон, используйте мастер слайдов. Тогда любое изменение в мастере будет применено ко всем слайдам, созданным в мастере. В Keynote – меню View: Show Master Slides, кликните на мастере, чтоб появился в окне слайдов, и редактируйте его. В PowerPoint редактируйте мастер слайдов через меню View: Master: Slide Master.
Шаг 4: используйте качественную графику
Докладчики частенько используют некачественную графику, чтоб закрыть свободные места на слайдах. (Библиотека клипарта PowerPoint значительно упрощает эту процедуру). Вместо клипарта, используйте высококачественные изображения в презентациях, создавайте их сами или берите из других источников. Попробуйте использовать изображения с прозрачным фоном, которые не закрывают фон или передний план слайда.
Два места, где можно достать дешевый и качественный клипарт, это iStockphoto, что позволяет заказать качественные изображения всего за 1$, и Stock.xchng, где можно найти бесплатные изображения. (Смотрите ниже «Web Хелп»).
Шаг 5: избавляйтесь от лишних эффектов
Keynote и PowerPoint позволяют добавлять звуки и файлы с анимацией, как и текст, и эффекты перемещения. Но используйте эти возможности с умом, они тоже отвлекают внимание от сути вашего доклада.
Добавляйте звуки и анимацию только когда необходимо – например, когда необходимо продемонстрировать тембр музыкального инструмента или проиллюстрировать физический эксперимент. Например, летающие письма или яркие текстовые анимации интересны, но могут надоесть после пары слайдов. Попробуйте менее резкие эффекты, например растворение текста в фоне. В Keynote выделите нужный текст, войдите в Build Inspector и под кнопкой Build In выберите Dissolve из всплывающего меню Effect. В PowerPoint выделите текст и дальше Slide Show: Preset Animations: Dissolve.
Создавайте простую анимацию. Хоть такие эффекты, как вращающаяся дверь в Keynote или кубическое перемещение в PowerPoint могут дополнить слайд-шоу из изображений, они неуместны в текстовых презентациях. Вместо этого используйте такие эффекты, как Dissolve и Wipe. В Keynote выберите эффекты перемещения в Slide Inspector под кнопкой Transition; в PowerPoint – Slide Show: Slide Transition.
Диаграммы не требуются. Нет необходимости использовать диаграмму, когда отображаете небольшое количество классов (сверху); используйте таблицу или текст (снизу).
Шаг 6: будьте осторожны с диаграммами
Трехмерные диаграммы могут выглядеть привлекательно, но могут мешать пониманию сути вашего доклада, особенно, если вы подаете статистические данные. Для простых данных таблицы подходят лучше, чем диаграммы (см. «диаграммы не требуются»).
Keynote и PowerPoint имеют инструментарий для создания таблиц, но и это не поможет, если аудитория не сможет их читать. Создавая таблицы, следуйте тем же правилам, что и при написании текста: символы должны быть достаточно большими, чтоб можно было прочитать с последнего ряда, и избегайте малоконтрастных сочетаний цветов.
В Keynote для создания таблицы войдите в Insert: Table, а потом откройте Graphic Inspector, чтоб выбрать заполнение, линии сетки, тени и размытость. В PowerPoint создавайте и редактируйте таблицы через меню View: Toolbars: Tables And Borders. Если таблица содержит слишком много информации, удалите часть или распределите на несколько слайдов.
Шаг 7: последние детали
Иногда столько времени тратится на создание слайд-шоу, что забываешь о мелких деталях. Во-первых, не забудьте проверить орфографию. Включите автоматическую проверку орфографии (в Keynote Edit: Spelling: Check Spelling As You Type; в PowerPoint: Preferences: Spelling), и проверьте исправленное, некоторые ошибки могут быть пропущены.
Также проверьте правильность ссылок на картинки и видео в презентации. В Keynote в диалоговом окне Save, кликните на треугольник рядом с Advanced Options и выберите опцию Copy Audio And Movies Into Document. В PowerPoint, сохраните документ как PowerPoint Package (File: Save Asи выберите PowerPoint Package из всплывающего меню Format). При этом скопируются все связанные звуки, картинки и видео в одну папку, что облегчает перенос презентации на другой компьютер.
Теперь вы сделали все, что в ваших силах, для создания удачной презентации. И хоть, следуя этим советам, вы не станете Стивом Джобсом, зато у вас будет удачный старт.
Web Хелп
Опытный вы презентатор или новичек, а в онлайне можно найти много полезных источников.
- Форум Apple для поддержки Keynote Ответы на вопросы о Keynote
- Эдвард Тафт Тафт ведущий эксперт по подготовке презентаций и его веб сайт предлагает информацию о дизайне.
- Google Groups Здесь можно найти ответы на вопросы о PowerPoint
- Presentation Zen Этот блог посвящен презентациям Гарра Рейнолдса, бывшего менеджера Apple по работе с клиентами по Интернету.
- Sociable Media Здесь вы найдете заметки и статьи Клифа Аткинсона, автора Beyond Bullet Points (Microsoft Press, 2005).
- Гейтс, Джобс и Дзен эстетика Русский вариант статьи Гарра Рейнолдса о проведении презентаций в стиле Дзен.
